名刺発注業務の負担とその解決策を探る調査結果

企業における名刺の発注業務は、意外にも多くの課題と面倒を伴っています。2025年7月に実施された株式会社オンデオマによる調査では、名刺発注業務の非効率やDX（デジタルトランスフォーメーション）化の必要性が浮き彫りになりました。本記事では、調査の具体的な結果とともに、解決策となるサービスを紹介します。

名刺業務における現実の負担

名刺は企業の顔とも言えますが、その作成・発注業務は担当者にとってストレスの多い作業内容です。調査によると、約80%の人事・総務担当者が名刺発注業務に負担を感じていることが分かりました。具体的な誤りとしては、役職や氏名以外の誤字・脱字が最も多く、デザインのズレや校正反映前の情報で印刷を進めてしまうミスも見られました。

これらのミスは、業務フローの複雑さや情報確認体制の不備に起因しており、名刺業務を効率的に行うためにはこれらの工程を簡素化する必要があると言えます。多くの担当者が感じる「時間がかかる工程」としては、校正の確認や修正作業が最も多く挙げられ、その後に名刺情報の入力や上司の承認が続きます。特に校正などの人を介した工程には時間がかかりやすい傾向があります。

繁忙期に発生するトラブル

名刺の発注が集中する時期としては、新卒入社や年度末・年度始めが一般的ですが、そのような繁忙期には特にトラブルが発生することが多いことも調査で示されました。「校正の遅延」が最も多く、続いて納品が間に合わなかったり、発注漏れが生じたりすることが見受けられます。これに対して現場は非常に負担を感じており、急な依頼にも対応できないといった声が聞かれます。

経営者の認識とのギャップ

興味深いのは、経営者が名刺発注業務に対する現場の負担を把握していない現状です。調査によると、約8割の経営者が名刺業務に関する報告を受けていないと答えています。この結果は、現場と経営層の認識に大きなギャップが存在することを示唆しています。

経営者の中で名刺発注業務のDX化を必要だと感じている人はわずか2割程度という結果もあり、大半は「今のままでも何とかなっている」と考えている様子が見受けられます。この理由にはコスト面や手間の面での懸念が大きく影響しているようです。短期的な面での負担感が改革を妨げる大きな要因となっているのです。

より良い業務フローへの提案

名刺発注業務を効率化するためには、DX化が必要だと言えるでしょう。そこで提案されるのが、印刷部ドットネットなるサービスです。これは名刺作成から発注までをWeb上で効率的に完結させるクラウドサービスで、すでに4500社以上の企業が導入している実績があります。

印刷部ドットネットでは、以下のような特徴があります：

1. 業務フローの一元化：名刺のデザインから注文、進捗状況の確認まで、すべてオンラインで実施可能。
2. コスト削減：固定費が発生せず、必要な分だけを発注しコストを最小限に抑えることができる。
3. スピード感：最短1日で名刺が納品されるため、緊急時の発注にも迅速に対応。
4. バリエーションの豊富さ：用紙や加工方法も多岐にわたり、環境に配慮した選択肢も提供。

名刺発注業務のDX化は、単なる業務改善の手段ではなく、企業全体の効率を向上させる鍵です。名刺は企業の顔であり、その発注業務がスムーズに行えることは、ブランド力向上にも寄与します。適切なツールを導入することで、業務負担を軽減し、経営者と現場の認識のギャップも埋めていけるでしょう。

結論

名刺発注業務における現状の課題は、見えにくい部分で進行しています。DX化を進めて、業務の適正化を図ることは、企業文化の向上にもつながります。「印刷部ドットネット」のような専門ツールを導入することで、業務負担の軽減だけでなく、品質向上にもつながることでしょう。以上の理由から、名刺業務の改善には早急な対応が求められています。