少人数チームで広報の効率を向上させる方法とは？HELP YOUの利用事例

広報業務を少人数のチームで遂行することは、時に大きな負担を伴います。その中で東京のシマダグループ株式会社が、オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を通じて業務の効率化を実現した実例を紹介します。

HELP YOUとの出会い

シマダグループは、約600人がリモートで業務を行う「HELP YOU」を有効活用しました。外注サービスの導入は、これまで業務を内部でのみ捌いてきた同社にとって、新たな挑戦でした。少人数で広報を行う際、タスク管理の負担が重くのしかかり、業務の効率性を向上させる必要性が高まっていました。

広報担当者は、「HELP YOUを利用すれば、抱えていた課題が解決できるかもしれない」との思いから、外注を検討するきっかけを得ました。最初は週30時間の依頼からスタートし、コア業務に集中できる体制へと転換していったのです。

業務の質とスピードを向上

HELP YOUに依頼したのは主に、広報関連のルーティン業務です。特に、日々多くのメールが届く広報アカウントの管理を頼み、その結果、対応スピードが飛躍的に向上しました。また、会社のウェブサイトに更新されるニュースコンテンツの制作も依頼し、SEO効果も実感できるようになりました。アウトソーシングによる業務の自動化が実現したといえます。

さらに、メディア掲載情報や取材後のデータ整理、プレスリリース発信先リストの更新など、多岐にわたる情報処理を効率化することができました。特に、メディアリストの更新作業は、これまでは数時間かけていたものが、HELP YOUの協力により30分で完了するようになりました。

共に働く関係の構築

HELP YOUとのやり取りは基本的にディレクターを介して行い、コミュニケーションが一元化されているため、業務依頼時の煩雑さが軽減されました。加えて、ミーティングでは業務だけではなく、会社の近況についても意見交換できるようになってきました。これによって、HELP YOUを単なる外注先ではなく、実際のチームメンバーの一員として扱うという意識が生まれ、信頼関係が深まりました。

未来志向の広報施策へ

外注サービスによる業務の効率化を実現した結果、本来着手したかったが後回しにされていた業務にも取り組む余裕が生まれました。広報としての提案力も向上し、社内コミュニケーションが活性化しています。かつては「やるべきこと」に追われていた広報が、今では「未来に向けた施策」を策定する段階にまで進化しました。

まとめ

シマダグループがHELP YOUを活用することで、少人数チームでも業務効率を大幅に向上させることが可能であることが明らかになりました。今後も広報業務のアウトソーシングは、さらなる成長への鍵となるでしょう。ビジネスの成長や変化に合わせた新たなアプローチが求められている中、HELP YOUが提供するサービスは、その先駆けとなる要素を持っています。ぜひ、自社でも導入を検討してみてはいかがでしょうか。