アイティメディアがBacklogを導入しタスク管理を効率化した理由とは

タスク管理の新たな選択肢、Backlogの活用事例

株式会社ヌーラボの提供するプロジェクト・タスク管理ツール「Backlog」が、アイティメディア株式会社に導入されました。その背景には、長年利用していた従来のタスク管理ツールの限界がありました。アイティメディアは、テクノロジー関連の情報を発信する上場企業であり、社内でのタスク管理がスムーズに進んでいなかったことに問題意識を抱いていました。

従来のツールの課題

約20年間使用されていた従来のタスク管理ツールは、依頼や進捗状況を把握するのが難しいものでした。手段はメールだけに限定されており、依頼を受け取る側が不在であったり、通知を見逃してしまうことが頻繁に起きていました。その結果、対応が遅れるなどの問題が発生し、業務の効率が大きく損なわれていたのです。

このような事態を打破すべく、アイティメディアは社内アンケートを実施し、具体的な課題を整理しました。そして、複数のタスク管理ツールを比較した結果、ユーザー数が増えても料金が変わらず、学習負担が少ない「Backlog」を選ぶことにしました。

スムーズな移行とトライアルの実施

アイティメディアは、段階的にトライアルを行いながら、Backlogの社内定着を進めました。最初は定型業務の依頼者と責任者を対象にし、その後もターゲットを広げていきました。社内の反応を反映させた改善策を講じながら、新しいマニュアルやFAQを整備して、誰もが使いやすい環境を整えました。

効率化の秘訣、テンプレートと自動通知

Backlog導入後の業務改善の一環として、依頼用のテンプレートを作成しました。これにより、必要な情報をあらかじめ示し、依頼者と対応者間の情報確認を簡素化しました。従来のようなやり取りを削減し、スムーズな業務運営が実現したのです。また、BacklogのAPIとGoogleスプレッドシートを組み合わせて自動通知の仕組みを構築した結果、放置タスクが133件もゼロになり、タスクの進捗が明確に把握できるようになりました。