会議の質を高める！「図解」活用の重要性と効果

伝わる会議の質を見直そう

ビジネスの現場では、効果的な意思決定が求められていますが、多くの人が「この会議は本当に必要だったのだろうか？」と感じることが少なくありません。実際、株式会社ヌーラボが行った調査によれば、約6割のビジネスパーソンが「ムダだと感じる会議がある」と答えています。特に多いのは、長時間の議論の末に結論が出なかったり、決定したはずのことが後日覆されたりするケースです。

「ムダな会議」とは？

調査では「ムダな会議」に対する基準として「結論が出ない」「途中で内容が曖昧になる」「決定が後日覆る」などが挙げられました。このような経験は時間の浪費だけでなく、チームの信頼やモチベーションにも悪影響を及ぼす可能性があります。

会議を改善するための手法

では、どうすればこの“ムダ会議”を削減できるのでしょうか？調査結果によれば、会議を円滑に進めるためには「論点を文字で整理する」や「目的・背景を明確に共有する」などの手法が効果的です。しかし、ここで注目すべきは「図」を活用したコミュニケーションが大きな効果を発揮することです。

図の活用がもたらす利点

調査に参加したビジネスパーソンの6割以上が、「会議で図があると助かった」と実感しています。その理由として、全体像が把握しやすくなり、誤解やズレが減ったという意見が目立ちました。図を使うことによって、複雑な情報や関係性を視覚的に整理し、参加者全員が共通認識を持てるようになります。これにより、議論がスムーズに進行し、意思決定の質が向上します。

生成AIでの図作成の現状

最近では、生成AIを使った図の作成も広まりつつありますが、その効果には課題も残っています。調査によちら、生成AIで図を作成した経験者のうち8割以上が“不便さ”を感じたとしています。これは、生成AIがあくまで素案としては使えるものの、実際の会議での意図の共有や納得感の醸成にはまだ限界があることを示しています。

「Cacoo」を利用した効果的な図解方法

会議の課題を解決するために役立つのが、オンラインホワイトボードツール「Cacoo」です。Cacooを使えば、豊富なテンプレートを活用しながら手軽に図を作成できます。さらに、参加者全員がリアルタイムで同じ図を編集できるため、「言った・言わない」のすれ違いを防ぎ、認識のズレを早期に修正することが可能です。図を描くことで、瞬時に全員に共通の言語が生まれ、意見交換が円滑になります。