岡山のはるやま商事が請求書業務をデジタル化し70％時間を短縮

はるやま商事がデジタル化で業務を効率化

岡山県に本社を置くアパレル企業、はるやま商事が請求書発行業務のデジタル化を進め、その結果として作業時間を70%も短縮することに成功しました。アパレル界で広く知られる「スーツのはるやま」のブランド展開に加え、法人向けの制服受注も手がける同社は、毎月約130件の請求書を発行しており、かつては長時間にわたる手作業での処理を行っていました。

導入の背景と課題

紙媒体での請求書発行は、月末に業務が集中し、印刷や封入作業に何時間もかける必要がありました。また、郵送に要する日数も問題でした。経理部門にとっては、取引先からの問い合わせが増加し、ストレスの原因となっていました。管理者は承認フローに追われ、属人化からの脱却が重要視されていました。

新システム「BP Storage for 請求書発行」の導入は、これらの課題解決を目指しています。このシステムは、既存の経理システムとの連携が可能で、2000人以上の従業員が新たにシステムを学ぶことなく利用できる柔軟性があり、料金体系も明確です。

システム導入の効果

「BP Storage for 請求書発行」の導入後、はるやま商事は次のような利点を得ました：

1. 経理作業時間の大幅削減
店舗担当者は従来通りの手順を維持しながら、請求書発行のための作業時間を70%も削減しました。経理部門では、従来10時間かかっていた業務がわずか3時間に短縮され、郵送代行やメール送信機能を活用することで、郵送費も35%削減されました。

2. 内部統制の強化
デジタル化により、請求書はPDFとして取引先に送信されると同時に店舗へも共有されるため、経理への問い合わせが減少。押印作業も廃止され、データ登録担当者と承認者の権限を分け、確実な二重チェック体制を構築しました。

今後の展望

今回のデジタル化の成功に対し、はるやま商事では経理業務のペーパーレス化に一区切りをつけ、今後は生成AIなど最新技術を活用して、さらなる業務効率化を図る意向です。「お客様のウェルネスへの貢献」や「地域社会に必要とされる店舗づくり」を目指し続けると同社は語ります。

サービス情報

「BP Storage for 請求書発行」は、請求書発行から入金消込、督促までを自動化するシステムで、あらゆるインボイス制度に対応しています。公式ウェブサイトから詳細な情報も確認できます。

サービス詳細はこちら

会社概要

はるやま商事は、紳士服や制服の製造・販売を手掛け、全国に363店舗を展開しています。公式ECサイトや制服注文のウェブサイトも運営。

はるやまECサイト
制服注文サイト

この取り組みの成功事例は、今後のビジネスシーンにおいても一定の影響を与えることでしょう。デジタルシフトは、経理業務に限らず、企業全体の効率化に寄与し得る要素となるはずです。