約9割の自治体が紙文書保管に課題、デジタル化の現状とは

一般社団法人日本経営協会が実施した、「地方自治体における公文書管理のデジタル化に関する調査」の結果、934の自治体からの回答が集まりました。本調査では、公文書管理システムの導入状況やデジタル化の進展、紙文書の管理に関する負担、さらには運用体制や人材育成上の課題が明らかになっています。

デジタル化の進展状況

調査によると、約7割の自治体が文書管理システムを導入していることが確認されました。その中でも、特に2020年以降に導入を開始した自治体が30.4%に達し、近年のデジタル化の動きが伺えます。特に小規模な「市」や「町・村」などの自治体でもこのトレンドは見られ、地方自治体におけるデジタル化の波が確実に広がっています。

しかし、都道府県レベルでは2000年代初頭に導入した結果が目立ち、自治体の規模により導入時期に差が出ていることも浮き彫りとなりました。

課題は紙文書の保管スペース

一方、紙文書の保管スペースについての調査では、65.2%の自治体が「早急な対策が必要」もしくは「外部移管を急いでいる」と回答しました。将来的な問題も考慮すると、実に9割以上の自治体が紙文書の管理に関連する問題に直面していることがわかりました。このようなスペースの不足は、特にコスト面での懸念が強く、86.5%の自治体が外部書庫の利用を避ける要因としています。さらには情報漏洩への不安が76.6%にのぼることでも、その深刻さが示されています。

デジタル化に向けての支援

公文書管理のデジタル化を進めるには、国からの支援が不可欠だと多くの自治体が感じています。具体的には、デジタル記録の証拠性に関する法令整備が57.5%で最も重要視され、人材育成や成功事例の共有も高いニーズを集めています。これらの制度や技能を向上させることで、中長期的なデジタル化が加速されることが期待されています。

調査の背景

本調査は、日本経営協会が実施し、地元自治体を対象としたもので、調査方式はウェブを利用した形式で行われました。全国で1,788自治体が対象となり、有効回答数は934自治体でした。調査を受けて、報告書が日本経営協会の公式サイトで公開されています。

この調査結果は、今後の地方自治体における公文書管理の改善に向けた基礎資料として活用され、全国的なデジタル化の進展の一助となることでしょう。

日本経営協会の詳細な調査結果については、以下のリンクからご参照ください。
報告書全文はこちら
さらに、日本経営協会の取り組みについては、公式サイトを訪れて最新情報を得ることをお勧めします。