HELP YOUが日本能率協会の業務効率化を支援し人材不足を解消しています

HELP YOUが日本能率協会のイベント運営を支援

オンラインアウトソーシングサービス「HELP YOU」を運営する株式会社ニットは、産業界のサポートを行う一般社団法人日本能率協会との協力関係を築いています。日本能率協会は年間約3000と多くのイベントを開催しており、その運営を円滑にするために「HELP YOU」の活用を決定しました。

導入の背景

日本能率協会が抱える課題は、イベントの増加に伴い事務業務が大幅に増えたことです。特に請求書の作成や発送、入金の消込、参加証の発行など、正確性が求められる業務が多く職員の負担が増加しました。さらに、これらの業務は手作業が多く、特に忙しい時期には業務が逼迫し「会話もままならない」ほどの状況に陥っていました。従来の人材を使用する方法では、教育コストや業務品質のばらつきが課題となっていました。そこで、日本能率協会は外部パートナーであるHELP YOUを導入し、安定した事務業務を確保することにしました。

HELP YOUの役割

具体的にHELP YOUが支援している業務は、イベント関連の請求書の作成・送付、入金消込、参加証の発行などの一般事務業務が中心です。また、営業担当からの依頼にも対応しながら事務局の運営もサポートしています。これにより、年間の約3000本のイベントにかかわる事務作業の一部を担うことになっています。

導入の効果

HELP YOUの導入による効果は顕著です。月末や月初の繁忙な時期でも、職員は定時に退社できるようになり、業務の負担が軽減されました。この結果、職員はルーティン業務から解放され、エラーやイレギュラーな業務に焦点を当てられるようになりました。また、「どんどん依頼できる」体制が整い、業務のアウトソース化が推進されています。

具体的には、HELP YOUへの外注時間は月60時間から120時間、最大で420時間にまで増加しました。このようにして、HELP YOUが日常的な業務を請け負うことで、職員は付加価値の高い業務に集中できる環境が実現しています。

日本能率協会の声

日本能率協会の代表は、「HELP YOUに任せれば確実にやってくれる」との信頼感を語り、導入後には業務をどんどん広げていくことができたと述べています。以前は非常に忙しかった月末の業務でも、定時退社が実現し、職員はより心穏やかに業務に取り組むことができるようになりました。これにより、仕事の効率が向上し、職場の雰囲気も改善されています。