上智学院が「BtoBプラットフォーム契約書」を導入し人事のデジタル化を推進

いま、全国的にデジタル化が進む中、東京にある上智学院はその推進役として、契約書の管理業務に「BtoBプラットフォーム契約書」を導入しました。この取り組みは、従来の雇用契約に関する煩雑な業務を大幅に効率化し、特に人事部門におけるデジタル・トランスフォーメーション（DX）の具体的な成功例として注目を集めています。

1. 導入の背景

上智学院では、約1,180件にのぼる雇用契約書を非常勤講師や嘱託職員に発送する際、印刷や確認作業に膨大な時間がかかっていました。2人がかりで作業を行なっても、印刷や封入の工程にまる2日を必要とし、郵送コストも年間60万円に達するという問題が発生していました。契約書の返送に関しても、初回の返信で戻ってくるのは約6割にとどまり、業務の効率化は急務でした。

2. 導入の決め手

コロナ禍において、オンラインでの手続きを進める必要性が高まる中、上智学院はデジタル化の選択肢を模索しました。「BtoBプラットフォーム契約書」は、契約書管理のシンプルさとコスト効率が魅力になり、導入を決定しました。このプラットフォームは、必要な機能だけに特化しており、利用月の基本料金と送付の従量課金によって経済的に運用できるため、非常に導入しやすいという評価を得ています。

3. 導入後の効果

業務の大幅な効率化

導入後、作業時間が2週間からたった半日に短縮され、契約書の回収率は9割に達しました。初回のマッピング設定は少々時間がかかりましたが、2回目以降は作業容量が格段に減少し、業務負担が軽減されています。催促が必要な契約書も、従来の2割から1割程度に減少しました。これにより、合意のステータスを一元管理することができ、未締結者の把握が容易になりました。

管理業務の軽減と検索性向上

契約書のデジタル管理によって、ファイリング作業や雇用契約書の管理コストも軽減されました。過去の紙契約と電子契約が混在する中でも、将来的にすべてデジタル化が進めば、さらに検索性が向上する期待があります。業務がスリムになったことで、本来の人事業務に時間を注ぐことが可能になりました。

4. 今後の展望

今回の導入は上智学院全体のDX推進の一環として非常に重要な成果です。今後は人事部門だけでなく、業務委託契約など、個人との契約領域にもこのデジタル化を拡大していく考えです。これにより、さらなる業務効率化と人材育成の質を向上させることを目指します。

このように、上智学院の「BtoBプラットフォーム契約書」の導入は、未来の業務形態を見据えた重要な一歩となっています。デジタル化の波がもたらす変革に期待が高まります。